Vergroot het werkplezier door slimme inzet ICT

1. Minder systemen
Niets zo tijdrovend en energievretend als het werken met verschillende systemen. Zeker als gegevens dubbel moeten worden ingevoerd of moeten worden overgetypt, in vaak verouderde systemen. Innefficiënt en onnodig. Toch is dit in veel organisaties de dagelijkse gang van zaken. Dat betekent een flinke aanslag op de werkdag.

Er is flinke winst te behalen door systemen te koppelen, functies samen te voegen of meerdere systemen te vervangen door één modern platform waarin alles samenkomt. Dit scheelt niet alleen veel tijd en frustratie, ook biedt dit kansen om beschikbare data en informatie overzichtelijk te structureren en te benutten.

Bekijk in de video hieronder hoe het bestuur van Delftse Bedrijvendagen (TU Delft) tijd bespaart, door de inzet van een nieuw modern digitaal platform voor de planning en communicatie met bedrijven en studenten.

2. Maak systemen gebruiksvriendelijk
Dit klinkt bijna als een vanzelfsprekendheid, toch is het tegendeel waar. In veel sectoren, wordt gewerkt met generieke systemen die zijn ontwikkeld voor ‘het gemiddelde werk' van een grote groep gebruikers. Dit lijkt logisch en efficiënt, maar hierin schuilt een gevaar.
Omdat het systeem zo ontwikkeld is dat het breed inzetbaar is, is het ontwikkeld voor de ‘gemiddelde’ organisatie en algemene taken. Daardoor zijn het vaak uitgebreide systemen, die meer kunnen dan nodig of waar functies nét niet aansluiten bij het werk van degene die het systeem gebruikt. Hier liggen kansen!

Het begint bij vragen als welke informatie is wanneer nodig? Is het duidelijk wat ingevuld moet worden? Dat is de basis voor een gebruiksvriendelijk systeem. Als het systeem perfect aansluit op het werk van de gebruiker, kan het optimale ondersteuning bieden en het werk ook daadwerkelijk verlichten.

Lees hoe onderwijsorganisatie SaKS een minimale jaarlijkse tijdsbesparing van 55 uur per leerkracht realiseert door de inzet van een nieuw gebruiksvriendelijk digitaal platform.

3. Maak informatie delen eenvoudig
ICT maakt het mogelijk om informatie eenvoudiger te raadplegen, importeren en te delen. Dit vereenvoudigt de communicatie binnen een organisatie, maar ook met bijvoorbeeld partners, nieuwe medewerkers of leveranciers. Communicatie en informatie uitwisseling kan eenvoudiger worden georganiseerd, wat veel tijd en energie bespaart. Denk bijvoorbeeld aan onnodige loopbewegingen tussen kantoor en de werkvloer. Ook ontsnap je hiermee aan de afhankelijkheid van specifieke informatiemomenten, zoals een dagstart. En dat de informatie verstopt staat in de e-mailbox van je collega. De informatie is snel, overzichtelijk en overal te raadplegen. En zo ontsnap je ook nog eens definitief aan papieren inschrijflijsten, planningen en formulieren.

Bekijk hoe Waboplast de informatiedeling verbeterde met een nieuwe applicatie.

4. Automatiseer standaard en repeterend werk
Omslachtige en tijdrovende werkprocessen staan in de bovenste regionen, als het gaat om werkfrustraties en energievreters. Terwijl standaard repeterend werk bij uitstek het soort werk is dat geautomatiseerd kan worden. Digitale oplossingen kunnen helpen om samenwerking beter te organiseren en opvolgende stappen beter op elkaar af te stemmen. Zodat de samenwerking soepeler verloopt. Zeker als je te maken hebt met een (productie)keten is dit uitermate belangrijk. Processen kunnen sneller en vooral efficiënter worden uitgevoerd, waardoor de doorlooptijd korter wordt. Ook hier draait het om synergie, laat offline en online op elkaar aansluiten. En zorg dat de stappen naadloos op elkaar aansluiten, dit bespaart een hoop tijd en frustratie.

5. Maak informatie altijd en overal toegankelijk
Zeker in deze tijd waar plaats- en tijdonafhankelijk werken bijna een vanzelfsprekendheid is, zijn toegankelijke systemen onmisbaar. We willen benodigde informatiebronnen eenvoudig en snel kunnen raadplegen en gebruiken waar en wanneer het ons uitkomt. En dat is ook gewoon goed mogelijk.
Ook als het gaat om vertrouwelijke informatie of om persoonsgegevens. Zorg er dan alleen wel voor dat de dataveiligheid op orde is. Verder moet je goed nadenken over je informatiestructuur en wie waar toegang tot moet hebben. Via flexibel beheer kunnen rollen worden toegekend aan gebruikers, met ieder een specifieke toegang tot gegevens. Zo voorkom je dat alle gegevens voor iedereen inzichtelijk zijn.

**Hoe pak je dat dan aan? **
Zoals in veel gevallen, is de juiste aanpak het startpunt van succes. In dit geval is het startpunt de behoeften en het gedrag van de uiteindelijke gebruikers, dus jij en je collega's. Waar zitten de knelpunten, waar lopen jullie dagelijks tegenaan en wat heb je nodig? Maak een analyse van de huidige situatie. Doe dat niet alleen. Betrek het hele team. Zo kom je echt te weten waar de pijnpunten zitten en voor elke punten dus een oplossing gezocht moet worden. Nu denk je misschien, waar haal ik al die tijd vandaan om dit te doen? Daar is een oplossing voor. Dat is de Design Sprint. Dat is een werksessie waarin je in slechts vier dagen van probleem naar een demoversie van de digitale oplossing werkt. Snel, tegen lage kosten én met het hele team.

De kansen voor jouw organisatie
Wil je meer weten of sparren over de kansen van slimme ICT oplossingen in jouw organisatie? Neem dan gerust contact met me op. Ik denk graag met je mee!