Nieuw digitaal platform voor de carrièrebeurs van Universiteit Twente

Aanleiding

Bij de organisatie en coördinatie van het jaarlijkse evenement komt veel kijken. Van de praktische organisatie, communicatie met en tussen bedrijven en studenten tot aan contracten en betalingen. Om dit werk optimaal te faciliteren heeft het bestuur van BDT Moose als digitale partner gevraagd om hen te helpen met het ontwikkelen van een gebruiksvriendelijk, betrouwbaar en schaalbaar digitaal platform. Een platform dat fungeert als leidraad voor het bestuur, de studenten en bedrijven tijdens een jaar vol evenementen.

De einggebruiker zo goed mogelijk begrijpen

We kozen ervoor om te starten met ons in te leven in de wereld van de studenten, vertegenwoordigers van bedrijven en het bestuur van de Business Days Twente met als doel om hen zo goed mogelijk te begrijpen en kansen te indentificeren. Op ontdekkingstocht dus.
Zo wilden we onder andere antwoord krijgen op vragen als: Hoe gebruiken zij het oude platform, wat missen zij daaraan of vinden zij juist prettig? Welke bedrijfsprocessen kosten nu veel tijd en kunnen geautomatiseerd worden? Hoe gaan zij op dit moment buiten het oude platform te werk tijdens de evenementen, welke taken en handelingen komen daarbij kijken en wat zijn hun pijnpunten hierbij?

Al deze vragen hebben we beantwoord tijdens een strategisch voortraject samen met het bestuur van BDT. Samen zijn we op zoek gegaan naar verhalen, ervaringen en gedrag van studenten, bedrijven en (oud) bestuursleden. Dit hebben we gedaan via interviews, workshops en door op locatie mee te lopen zodat we hun interne processen in kaart konden brengen. Door onze eerdere ervaringen met een vergelijkbaar platform voor de Universiteit van Delft werd ons al snel duidelijk dat we met veel verschillende gebruikers te maken hadden met verschillende behoeften.

Digitaliseren en verbeteren van tijdrovende processen

Alle opgehaalde informatie vormde de basis voor de inrichting en functionaliteiten van het nieuwe platform. Zo bleek allereerst dat er een flinke efficiencyslag te maken was voor het bestuur van BDT omdat het huidige systeem niet volledig geautomatiseerd is en het bestuur onvoldoende faciliteert met repeterende handelingen uit handen te nemen. Ook kwam er duidelijk naar voren dat de digitale omgeving voor bedrijven en studenten niet gebruiksvriendelijk is waardoor er veel onduidelijkheid ontstaat. Dit levert niet alleen frustratie en ontevreden bedrijven en studenten op, het zorgt ook voor een onnodige belasting en werkdruk bij het bestuur van BDT omdat zij duizenden studenten en honderden bedrijven jaarlijks moeten helpen met het beantwoorden van vragen en begeleiden bij diverse processen gedurende de evenementen.

Het nieuwe digitale platform gaat dan ook echt het centrale punt worden voor alle zaken rondom de organisatie en de deelname aan Business Days Twente. Met als doel om veel werk uit handen te nemen van zowel het bestuur als de deelnemers door het automatiseren van processen en onnodige handmatige handelingen. Dit bespaart hen veel tijd, kosten en frustratie.

Gestart met ontwikkeling van de eerste versie

Begin juni zijn we gestart met de ontwikkeling van de eerste versie van het platform. We hebben gekozen voor een gefaseerde ontwikkeling door ontwikkelsprints van 2 weken te hanteren. Dit heeft als voordeel dat we elke twee weken een werkende versie van het platform kunnen opleveren zodat we vroegtijdig feedback kunnen verzamelen bij de eindgebruikers. Tevens kunnen we perfect inspelen op de aankomende deadlines. Vanaf september 2022 start het bestuur van Business Days Twente met het opstarten van het evenement. Pas enkele maanden later dienen bedrijven toegang te krijgen en vervolgens de studenten. De komende maanden gaan we dan ook het platformonderdeel voor het bestuur gefaseerd opleveren, zodat zij het komende event nog gebruik kunnen maken van hun nieuwe platform!

Meer weten of heb je zelf een idee voor een digitaal platform?

Heb je vragen over deze case of over de kansen van digitale oplossingen op jouw bedrijf? Neem dan gerust contact met ons op, we denken graag met je mee zodat we de mogelijkheden voor jouw organisatie kunnen verkennen!