Geen lange wachtrijen en meer inzicht tijdens de carrierebeurs van de TU Delft dankzij platform-integratie met QR-code badges

Het platform dat wij hebben ontwikkeld, vormt het centrale punt voor alle zaken rondom de organisatie en de deelname aan de Delft Career Days (DCD). Dit zorgt ervoor dat het verwerken van de aanmeldingen voor de verschillende evenementen soepel verloopt, net als de communicatie met deelnemende bedrijven en studenten. Dit bespaart het bestuur veel tijd doordat verschillende handmatige taken zijn geautomatiseerd. Benieuwd naar hoe we dit precies hebben aangepakt? Dit proces kun je hier teruglezen.

Na de jaarlijkse bestuurswissel hebben wij afgelopen najaar een strategiesessie gehad. In deze sessie bespreken we de algemene doelstellingen van het bestuur voor het aankomende jaar en de kansen voor doorontwikkeling van het platform die daarop aansluiten. Twee belangrijke doelstellingen van het huidige bestuur waren het verlagen van no-shows van studenten op hun evenementen en het vergroten van inzicht door middel van data. Op basis hiervan heeft de product owner bepaald wat de focus zou worden van de eerstkomende sprint.

Een van de belangrijkste verbeteringen die hieruit is voortgekomen is het genereren van badges met QR-code. DCD werkte al met badges voor de deelnemers van de carrièredagen. Deze maakten zij voorheen zelf, gebaseerd op een export vanuit ons systeem. De mogelijkheid om de badge direct beschikbaar te stellen vanuit het platform bespaarde het bestuur veel tijd. Het toevoegen van een unieke QR-code per student stelde het bestuur tevens in staat om data te verzamelen over het aantal bezoekers op de oriëntatiedagen en de bijbehorende presentaties.

In de werkwijze van agile software-ontwikkeling is het zaak om bij nieuwe functionaliteiten klein te beginnen, snel te testen of het werkt en daarna te bepalen wat de eerst volgende toevoeging is die de meeste waarde heeft. In dit geval hebben we daarom gekozen voor een badge met een eenvoudig design en om nog te wachten met het registreren van de data binnen het platform. Mocht het werken met de QR-code op de badges om wat voor reden dan ook niet naar wens werken, hebben we geen onnodige tijd gestopt in een extra mooi design en het verwerken van de gescande badges.

Afgelopen februari was het zo ver: de Delft Career Days 2024. Moose bezocht met een multidisciplinair team bestaande uit een developer, een designer en projectmanager de oriëntatiedagen. Tijdens dit bezoek hebben wij de processen nog beter in kaart kunnen brengen en de nieuwste functionaliteiten, zoals de QR-code, in werking kunnen zien. De toevoeging van de QR-code had de volgende voordelen:

• De incheckbalie stond nu bij de ingang van de locatie, waardoor het laten scannen van de badge verplicht werd en de organisatie zicht had op wie er binnen was;
• Doordat de meeste studenten hun badge al eerder hadden opgehaald, en het printen van de overige badges snel verliep, was er een snelle en soepele doorloop bij de ingang;
• Het bestuur heeft interessante data kunnen verzamelen. Zo heeft DCD door middel van het scannen van de badges inzicht in hoeveel mensen de beurs bezochten per dag en wat de precieze opkomst was bij de verschillende presentaties en workshops;

Tijdens ons bezoek aan de beursdag hebben we inspiratie opgedaan voor verdere doorontwikkeling van het platform en in het bijzonder de badge met QR-code. Wij zijn tot de volgende inzichten gekomen:

• Verbetering van het design van de badge, bijvoorbeeld door kleuren te geven voor de verschillende studierichtingen;
• Registreren van de gescande badges binnen het platform in plaats van in een extern bestand;
• Analyseren van geanonimiseerde data over verschillende jaren;
• Toevoegen van de mogelijkheid voor studenten en bedrijven om contactgegevens uit te wisselen door elkaars badge te scannen.