Succesvolle digitale transformatie: 5 tips!

Vijf tips voor een succesvolle digitale transformatie

1. Start bij het probleem.
2. Duik in de wereld van de gebruiker.
3. Laat perfectie los, durf te leren.
4. Live? Dan begint het pas
5. Doe het samen!

1. Start bij het probleem
Het is heel verleidelijk om meteen vol in oplossingen te duiken. "We moeten in de Cloud gaan werken" of "we moeten een nieuw ERP systeem aanschaffen". Dat is echter niet de juiste aanpak.
Ga nog eens een stap terug. Wat speelt er, waar lopen jullie tegenaan? Als je denkt aan een nieuwe applicatie, wat wil je daar dan mee bereiken? Welk probleem los je op, wie is de doelgroep en wat ervaren zij nu?

Heeft het management meer sturingsinformatie nodig? Willen ze realtime de juiste informatie tot hun beschikking hebben? Is de nieuwe applicatie nodig omdat je collega’s klagen over trage en logge systemen? Of zie je kansen om processen beter op elkaar te laten aansluiten, doorlooptijden te verkleinen en beter tegemoet te komen aan de snelveranderende klantvraag?

Zorg dat je heel scherp hebt wat de problemen zijn waar de applicatie een oplossing voor moet bieden! Dat is het startpunt.

2. Duik in de wereld van de gebruiker
Als het gaat om het vervangen van interne bedrijfsapplicaties, is aan jou de uitdaging om in de wereld van je collega’s te duiken. Leer hoe zij huidige applicaties gebruiken, wat wel en niet werkt, waar ze behoeften aan hebben. Ga met hen in gesprek, observeer wat ze doen en achterhaal hoe ze nu te werk gaan en waar ze tegenaan lopen. Hiervoor hoef je niet direct een groots onderzoek op te tuigen. Start gewoon eens met een kop koffie en wat rondjes op de werkvloer. En leer waar zij tegenaan lopen.

Nu hoor ik je denken, ‘ik weet wel wat wij in het bedrijf nodig hebben om het werk goed of beter te doen’. Ook al ken je het bedrijf en jouw collega’s goed, blijf je in hen verdiepen. Je zult versteld staan van wat je tegenkomt. Zeker in deze tijd van snel veranderende wensen en technologische ontwikkelingen is dit een must. Door de obstakels of problemen waar zij tegenaan lopen in kaart te brengen, ontstaat er ruimte voor het bedenken van de juiste oplossingen.

Bewezen methode: de Design Sprint
Een bewezen methode om snel en tegen lage kosten complexe vraagstukken op te lossen en oplossingen te bedenken die perfect aansluiten bij de behoeften en wensen van je doelgroep is de Design Sprint.. In een Design Sprint werk je in slechts vier dagen een idee of probleem uit tot een oplossing, die je direct test bij je doelgroep. Daarnaast zitten alle belangrijke stakeholders aan tafel tijdens de sprint, waardoor je direct draagvlak creëert. En dus ontsnapt aan ellenlange discussies aan verschillende tafels.

3. Laat perfectie los, durf te leren
We zien regelmatig dat tijd verloren gaat, doordat een applicatie pas gelanceerd wordt op het moment dat alles tot in perfectie is doorgevoerd. Perfect in de ogen van de interne organisatie. Liever twee maanden langer ontwikkelen, dan live met een applicatie die nog niet 110% is. Zonde, want die tijd had je ook kunnen benutten om te leren van het gedrag van je collega’s op basis van een eerste versie, een minimaal levensvatbaar product (MLP).Ook bij de ontwikkeling van een nieuwe applicatie geldt dat je het meest leert door te doen. De kracht achter succesvolle digitale producten is de durf om te doen, en dus te leren.

Zorg dat je leerproces zo snel mogelijk start

Kwaliteit blijft voorop
En nu zul je misschien denken...'ja, maar kwaliteit gaat bij ons boven snelheid'. Gelukkig! Kwaliteit moet inderdaad altijd voorop staan. Een minimale variant betekent echter niet dat je inboet op kwaliteit. Het zorgt er vooral voor dat je geen tijd, geld en energie steekt in functionaliteiten waar achteraf van blijkt dat jouw collega’s daar helemaal niet op zit te wachten.

De gebruiker bepaalt
Degene die de applicatie gaat gebruiken bepaalt het succes ervan. Aan jou dus de uitdaging om hen zo snel mogelijk in aanraking te brengen met die applicatie, zodat jij leert wat wel en niet werkt. Waar de kansen voor doorontwikkeling zitten. En wat dus wel of niet de moeite waard is om in te investeren. Feedback verzamelen, leren en vervolgens jouw product verder verbeteren.

Snel leren met een prototype
Dat leerproces kun je heel snel starten met de bouw van een prototype. Een prototype is een vereenvoudigde (concept)versie van een product of dienst. Met een prototype kan de gebruiker een nieuw product of dienst ervaren en voelen. Het kan van alles zijn, van een blauwdruk op papier tot een clickable prototype van de applicatie. Zolang de uiteindelijke gebruiker het maar echt kan beleven. En jij dus kunt observeren en leren wat wel en niet werkt. En of jouw investering de moeite waard is.

4. Live? Dan begint het pas
Jouw nieuwe bedrijfsapplicatie is geïmplementeerd, en dan? Feest, uiteraard! En is het dan klaar? Nee, dan begint het pas. Dan is het tijd om te observeren en te leren. Wat werkt wel en wat niet. Je hebt de nieuwe applicatie ontwikkeld omdat je iets wilde bereiken. Wat zijn je doelen met deze nieuwe applicatie? Als je die doelen voor de livegang nog niet scherp voor ogen had, is nu het moment om die doelen duidelijk op papier te zetten. Wat zijn je KPI’s, wanneer is het geslaagd? En als dat slaagt, kan het dan nog beter? Kortom, juist na de livegang is er werk aan de winkel!

Zorg dat je de juiste data tot je beschikking hebt en dat je die benut. Ga daarnaast in gesprek met diegene die met de applicatie werkt. Hoe ervaren zij het? Waardevolle informatie waarmee jij de applicatie steeds weer kunt verbeteren. Vernieuwen en veranderen vraagt om een gewenning en kost tijd. Dus gun jou en de gebruikers ook die tijd.

5. Doe het samen!
Zoals eerder genoemd, is de 'mens' het belangrijkste element bij innovaties, niet de technologie. Dat geldt ook voor intern draagvlak, eigenaarschap en betrokkenheid in jouw organisatie. Zorg dat je innovatie goed organiseert. Betrek je collega’s. Zo snel mogelijk. Haal input op bij je collega’s. En nog beter...vorm een kernteam waarmee je aan de slag gaat. Maak hen eigenaar. Zorg dat je sales, directie, marketing, IT en de operatie aan tafel hebt. In die verschillende invalshoeken zit de sleutel tot succes. Je vergroot de interne betrokkenheid, zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant op staan, krijgt inzichten die je zullen verbazen en een volledig beeld. En om daadwerkelijk stappen te zetten heb je alle disciplines nodig.

Zelf de kansen in kaart brengen?
Neem contact met me op en meld je aan voor een strategiecall. Dan bespreken we samen de kansen en mogelijkheden voor digitale transformatie in jouw bedrijf.